E-leren: wat zijn de technologische kosten?

Bij SaaS-oplossingen betaal je voor het gebruik van de al bestaande software. Het voordeel is dat alles in de cloud wordt opgeslagen. Dat bespaart jou heel wat opslagruimte én je programma is altijd up-to-date. 

SaaS-programma’s bieden heel gevarieerde betaalplannen aan. 

Per gebruiker: Blackboard en Canvas, bijvoorbeeld, werken zo. Het grote voordeel is de eenvoud: je hoeft je hoofd niet te breken over wat de meest voordelige formule is. Aan de andere kant kan deze methode je wel tegenhouden om de software voor iedereen beschikbaar te maken. Elke nieuwe gebruiker betekent een extra kost.

Per actieve gebruiker: dit model wordt gebruikt door SofiaLearn en Slack. Het voordeel? Je twijfelt minder over een nieuwe gebruiker. Hoeveel je er ook toevoegt, je betaalt alleen voor zij die hun account ook effectief gebruiken.

Getrapte gebruikers: in dit model wordt de prijs bepaald per getrapt aantal gebruikers. Er is een prijs voor één gebruiker, voor 5, voor 50, voor 100… Nog altijd zeer behapbaar, maar misschien valt jouw aantal wel net buiten zo’n gedefinieerde groep. 

Eén prijs: hoewel dit het allereenvoudigste model is, wordt het niet vaak toegepast. Het biedt alle gebruikers een vast pakket aan toepassingen voor een vaste prijs. Maar hoe bepaal je die? Vaak is het lastig om een prijs te vinden die goed is voor zowel kleine als grote bedrijven.

Getrapte prijzen (per gebruiker en per feature): dit is voorlopig het meestgebruikte prijsmodel. Het biedt pakketten met verschillende features en prijzen. De pakketten zijn dikwijls gericht op bepaalde vastgelegde persona’s: individuele gebruikers, kleine ondernemingen, grote bedrijven… Het kan wel vervelend zijn als de gebruiker nog niet precies weet welke onderdelen van het programma hij juist nodig zal hebben. 

Volgens verbruik (pay-as-you-go): dit model baseert de prijs op het gebruik tijdens een bepaalde periode. Dat biedt veel voordelen voor bedrijven met variabel gebruik of die verwachten nog te groeien. Die variatie in prijs heeft echter ook het nadeel dat de gebruiker nooit weet wat de uiteindelijke kost zal zijn. En de ontwikkelaar weet niet hoeveel het programma zal opbrengen. 

Per opslaggrootte: hierbij kiest de gebruiker uit verschillende getrapte opslaggroottes. Denk aan programma’s als Google Drive of Dropbox. Op die manier kan de software gemakkelijk meegroeien met de gebruiker. Ook hier bestaat wel het risico dat de gebruiker zich in geen enkele afgelijnde groep helemaal thuis voelt. 

Pakket op maat: bij dit model start je met een vast pakket tegen een vaste prijs. Daarna kan de gebruiker zelf opties toevoegen tot hij een pakket én prijs op maat heeft. Flexibiliteit is een groot voordeel, maar kan ook verwarrend werken.

Freemium: het freemiumprincipe wordt vaak gecombineerd met andere prijsmodellen. Het bedrijf stelt dan een deel van het programma gratis ter beschikking, waarbij een aantal (wel betalende) features ontbreken. Het grote voordeel is dat de klant het programma leert kennen en weet wat zijn behoeften zijn. Het nadeel is dat de klant ook tevreden kan zijn met de gratis versie. Bekende voorbeelden zijn Milanote en Miro. 

Gratis, met advertenties:dit is meestal een hybride vorm van verschillende prijsmodellen. Veel telefoonapps werken zo. Er is een gratis versie van het programma met reclame. Voor die zonder reclame moet je betalen.

On Premise betekent dat je de software op je eigen server of cloud beheert. Dat heeft een paar voordelen, maar SaaS heerst toch over het softwarelandschap. All in one On-Premise LMS | Paradiso Solutions biedt nog altijd heel uitgebreide on Premise LMS-pakketten aan. Waar houd je rekening mee? 

De kost op voorhand: je zal eigen servers nodig hebben. Dat is een grote investering: servers kopen, licenties verlenen en personeel aannemen voor het onderhoud. Je moet de infrastructuur ook huisvesten, onderhouden en van stroom voorzien. Al die kosten vallen weg bij SaaS. 

Het verwerken van data: het spreekt voor zich dat dat bij On Premise allemaal in het bedrijf zelf gebeurt. Je bent zelf verantwoordelijk voor het opslaan, beveiligen en integreren van data.

Data-beveiliging: bij On Premise-software blijf je de volledige controle behouden over je data. Veel bedrijven staan nog wat afkerig tegenover dataverwerking in de cloud. Banken zullen bijvoorbeeld vaker On Premise werken. 

Gegevensbescherming: de GDPR-wetgeving vraagt dat alle (persoons)gegevens zo kort mogelijk worden bijgehouden en niet verspreid geraken. On Premise blijven alle data onder hetzelfde dak. Ook hier kan de cloud eerder een onveilig gevoel geven. 

Flexibiliteit: opschalen of aanpassen is een hele klus bij On Premise-software. En dus vaak ook een dure. 

Technische bijstand: bij On Premise-software moet er iemand in het bedrijf zich technisch over de software en servers buigen voor de werking en het onderhoud ervan. Bij SaaS wordt dat door de service provider geregeld. 

Energiebesparing: de servers die nodig zijn om On Premise software te laten draaien, slorpen heel wat energie op. Ook dat zit bij SaaS bij de service provider. 

Gebruik bandbreedte: On Premise-software geeft het voordeel van controle en veiligheid: je kan alles naar eigen behoeften aanpassen. Je moet echter wel goed op voorhand weten welke bandbreedte voldoende zal zijn. Extra servers koppelen, is niet vanzelfsprekend. 

Fouten en schade: Als er iets fout loopt bij On Premise-software, ben je zelf volledig verantwoordelijk. Daarbij kan er schade zijn aan je servers en kan je data voor altijd kwijt zijn. Hier heeft SaaS een groot voordeel: je kan eindeloos data opslaan en terugvinden en technische ondersteuning zit meestal in de service inbegrepen.

Vind je echt niet de juiste oplossing? Dan kan je overwegen om software helemaal op jouw maat te laten ontwikkelen. Je neemt best wel een bestaand framework als basis.

Ontwikkeling op maat drijft de kost de hoogte in: het gaat gepaard met ontwikkelaars, project management, functionele analyse… 

Omdat de prijzen en mogelijkheden daarvoor uiteraard eindeloos zijn, bespreek je dit het best met een softwaredeveloper.