Feedback geven: zeven richtlijnen voor feedback die blijft plakken

Je zou het ook ‘commentaar’ kunnen noemen – mocht dat niet zo’n negatieve bijklank hebben. Nochtans is het die commentaar die je in staat stelt elkaar en jezelf bij te sturen. Wie feedback geeft - moet er ook terug kunnen krijgen. Oncomfortabel soms – of confronterend – maar zeker doenbaar als iedereen zich aan een aantal feedback-afspraken houdt.

Respectvol opbouwende kritiek geven is een cruciale soft skill, zowel voor beginnende werknemers als voor ervaren rotten. Feedback geven is dus zeker niet voorbehouden aan de leidinggevenden. Maar voor hen is het – ongeacht hun leiderschapsstijl – wel extra belangrijk de feedback-vaardigheid goed onder de knie te krijgen.

Brrr… Feedback? Is dat niet ‘onder je voeten krijgen’? Neen. Te vaak wordt bij feedback inderdaad gedacht aan een negatieve ervaring. Maar ook oprechte complimenten horen bij feedback. Positieve feedback is dus erg motiverend. Toon daarom dat het uitstekende werk je is opgevallen en zeg dat je het graag verder zo zou blijven zien.

Feedback moet ten eerste goed getimed zijn. Zo vermijd je al veel misverstanden. Voor je aan je ‘commentaar’ begint, stel je je best de volgende vragen:

-   Heb ik dit wel juist waargenomen?

-   Is het normaal dat ik me hieraan stoor?

-   Wat stoort me precies?

-   Wat is er verkeerd aan het werk?

-   Is het aan mij om hier iets over te zeggen?

-   Waarom wil ik hier iets over zeggen?

-   Wat wil ik bereiken met mijn feedback?

-   Hoe kan ik mijn feedback correct en diplomatisch verwoorden?

-   Kunnen we na de feedback nog even goed samenwerken?

Eens je het antwoord helder hebt, breng je de feedback begrijpelijk over. Desnoods schrijf je de antwoorden op deze vragen uit als voorbereiding op het feedbackgesprek. Wees duidelijk en neutraal – ga niet beschuldigen. Niet eenvoudig, maar gelukkig is er een formule die je kan helpen. Met deze zeven stappen komt je feedback (hopelijk) goed aan.

Geef constructieve feedback

Of je feedback nu positief of negatief is: ze moet constructief zijn. Het doel is de andere verder helpen. Laat dat altijd je uitgangspunt zijn. Zeg dit ook gerust.

Gebruik de ik-vorm

Je feedback komt vanuit jouw perspectief. Benoem waar jij moeite mee hebt of wat jij anders zou willen zien. Dus niet: ‘Je hebt zus en zo’ of ‘Wat heb je nu gedaan?’ Maar wel: ‘Ik heb het gevoel dat…’ of ‘Voor mij werkt dit niet omdat…’. Zo komt je reactie niet over als kritiek of beschuldiging.

Wees concreet

Zorg dat je feedback heel specifiek is en geef concrete voorbeelden. Haal geen oude koeien uit de gracht en generaliseer niet. Dus niet: ‘Je hebt alweer…’ of ‘Vorige keer deed je ook al…’

Verplaats je in de ander

Met wat empathie kom je al heel ver. Hoe zou je zelf feedback willen ontvangen? Hoe zou jij het meest leren uit je boodschap?

Sta open voor een reactie

Feedback is geen monoloog, maar een interactie. Houd dus rekening met de verschillende mogelijke reacties. Vraag er ook naar – feedback die in het ijle blijft zweven, zorgt voor spanningen.

Speel niet op de persoon

Dat iedereen een eigen persoonlijkheid heeft, staat niet ter discussie. Feedback gaat over het werk of gedrag, nooit over de persoon. Dus niet: ‘Met zo’n laatkomer als jij is het moeilijk werken.’ Maar wel: ‘Ik merk dat het moeilijk voor je is om op tijd te komen. Hoe komt dat?’

Kies het juiste moment

Welgemikte timing is essentieel. Ben je ontzet? Wacht dan tot je gekalmeerd bent – maar nu ook weer niet zo lang tot je collega vergeten is waar het over kan gaan. Zorg ook dat je in een rustige omgeving bent, zonder anderen erbij. Ga samen lunchen, drink koffie. In een ontspannen sfeer is meer ruimte voor een gesprek.

Uit je feedback moet een gesprek komen. Feedback is nooit eenrichtingsverkeer. Koppel dus actief luisteren aan je feedback. Wat zegt je collega? Hoe kan je samen tot een oplossing komen?

Laat de feedback wel eerst even ‘zakken’. Misschien reageerde je collega emotioneel – erken die emoties en maak een afspraak om de feedback (snel!) verder te bespreken. Daarnaast moet de feedback ook aanvaard worden. Blijft je collega je feedback onzin vinden? Dan zal je moeten herbeginnen.

Als leidinggevende heb je het tegelijk gemakkelijk én moeilijker. Aan de ene kant kan je een opdracht ‘opleggen’ als het echt niet anders kan. Aan de andere kant moet jouw feedback wel aan een pak meer eisen voldoen. Geef je feedback als rechtstreekse collega, dan moet je overtuigend zijn en bereid zijn om samen een oplossing te zoeken.

Goede feedback geven is één ding, maar er zit natuurlijk altijd een ontvanger aan de andere kant. In een leercultuur ben je net zo vaak ontvanger als verstuurder, dus op een constructieve manier feedback ontvangen is minstens even belangrijk als het goed kunnen geven. Een paar tips:

Stel je open en luister actief

Concentreer je op wat de ander zegt zonder meteen te oordelen, jezelf te verdedigen of excuses en oorzaken te zoeken. Wees bereid om te leren en te groeien, zelfs als de feedback moeilijk te aanvaarden is. Onthoud dat de feedback vanuit positieve bedoelingen komt.

Vraag verduidelijking

Als je iets niet begrijpt of meer context nodig hebt, aarzel dan niet om verduidelijkende vragen te stellen. Dit toont aan dat je echt geïnteresseerd bent in de feedback en het helpt om misverstanden te voorkomen.

Maak een actieplan

Neem alle tijd die je nodig hebt om de feedback te laten zakken en erover na te denken. Bepaal voor jezelf hoe je ze kan gebruiken om te groeien. Met een concreet actieplan kan je aan de besproken punten werken. Bespreek dit met de feedbackgever: misschien moet je nieuwe vaardigheden ontwikkelen, je gedrag aanpassen of nieuwe strategieën uitproberen. Bekijk wat mogelijk is en geef aan wat je nodig hebt om je doel te bereiken.

Onthoud vooral dat feedback niet negatief moet zijn. In een organisatie met een leercultuur is feedback deel van het groeiproces, het is een kans om te leren. Ben je op zoek naar een kader om je feedback in te verpakken? Lees dan zeker de blog met drie effectieve feedbackmethodes.