Drie methodes voor gerichte, opbouwende en effectieve feedback
Dat feedback ontvangen én geven een belangrijk onderdeel is van het leerproces, las je in het artikel over de richtlijnen rond feedback. Wie die richtlijnen in het achterhoofd houdt, geeft goede feedback - van het soort dat blijft plakken en dus effect heeft op lange termijn. Feedback geven is zeker niet eenvoudig. Gelukkig bestaan er een aantal methodes die je een kader geven om je feedback vorm te geven. Zo vergroot je de kans dat je feedback goed terecht komt en haar doel raakt.
De ik-ik-jij-methode
Ik zie/merk dat…
Hier benoem je het ongewenste gedrag op een neutrale, specifieke manier. Houd je observaties feitelijk: ‘Ik heb gemerkt dat je langer pauze neemt dan is toegestaan.’ Je beschrijft dus het gedrag in plaats van de persoon aan te vallen. Zo voorkom je misverstanden. Vergelijk het met: ‘Je neemt veel te lang pauze’. Dat is meteen veel aanvallender.
Ik vind daarvan/ dat komt over op mij als…
Hier deel je hoe dit gedrag op jou persoonlijk overkomt en welke impact het op jou heeft. Maak het persoonlijk, benoem je gevoelens. Bijvoorbeeld: ‘Wanneer je me onderbreekt, lijkt het alsof ik niet word gehoord en ik geen inspraak heb in het bedrijf.’ Je betrekt dus de feedback op jezelf, wat conflict vermijdt en voor constructieve communicatie zorgt.
Herken je dat?
Vraag of de ander zich kan vinden in je feedback. Ja? Dan kan je doorgaan naar de volgende stap. Houd er rekening mee dat het ook ‘nee’ kan zijn. Dan moet je de eerste stappen herhalen en meer voorbeelden gebruiken. Blijf rustig en focus je op de boodschap.
Hiermee wil ik graag dat jij…
Ben je zeker dat de feedback duidelijk is overgekomen? Zeg dan welk gedrag je in de plaats wil zien. Wees concreet en zorg dat je overeenkomt in de oplossing. En onthoud: met een goed compromis kan iedereen leven.
De 4 G-methode
De 4G-methode heeft niet met draadloos internet te maken, wel met de principes van geweldloze communicatie, ontwikkeld door Marshall Rosenberg. Deze methode structureert feedback in vier heldere stappen.
Gedrag
Je benoemt objectief het waarneembare gedrag. Baseer je op feiten. Bijvoorbeeld: Je was gisteren te laat. Eergisteren was je ook te laat.’
Gevoel
Je deelt mee hoe het gedrag van de ander jou beïnvloedt en welke gevoelens dit bij jou opwekt. Benoem je eigen emoties helder en eerlijk. Bijvoorbeeld: ‘Hierdoor heb ik het gevoel dat je dit werk niet belangrijk vindt, wat me telkens weer frustreert.’
Gevolg
Je beschrijft de concrete gevolgen van het gedrag. Zowel op individueel als op teamniveau. Bijvoorbeeld: ‘In de tijd dat jij hier niet bent, moeten je collega’s jouw werk opvangen. Je krijgt hierdoor ook steeds een negatieve melding in je opvolgdossier.'
Gewenst
Je zegt wat je wél zou willen zien. Zo creëer je heldere verwachtingen en vermijd je misverstanden. Bijvoorbeeld: ‘Ik zou graag zien dat je de volgende dagen elke dag op tijd bent.’
De 360-graden feedback
De 360-graden feedbackmethode is erg effectief bij gestructureerde feedbackmomenten zoals functioneringsgesprekken. Hier breng je de feedback vanuit verschillende perspectieven. Dus niet alleen de leidinggevende geeft input, maar ook collega’s en soms zelfs klanten.
Doordat meerdere personen bijdragen, vraagt deze vorm van feedback wel enige planning. Zorg dat de ontvanger zich óók kan voorbereiden op de feedback, zodat hij gepast kan reageren en zijn standpunt kan verdedigen.
Volgende stappen vormen de 360 graden methode voor feedback.
Bepaal je doelstellingen
Noteer helder wat je met je feedback wil bereiken. Een duidelijk doel zorgt voor gerichte en waardevolle input.
Selecteer de feedbackgevers
Betrek een diverse groep mensen bij de feedback. Iedereen vult een gestandaardiseerde vragenlijst in of formuleert de feedback op zijn eigen manier. Zorg dat het duidelijk is hoe je de feedback wil ontvangen.
Verzamel en consolideer de feedback
Verzamel alle feedback en voeg ze samen tot een overzichtelijke evaluatie. Zo krijg je een gebalanceerd beeld van zowel de sterke punten als de ontwikkelgebieden.
Houd de feedbacksessie
Uiteraard bespreek je de beoordeling met de ontvanger. Je krijgt de kans om tot een constructieve dialoog te komen, waarin de ontvanger kan reageren, verduidelijken en zijn inzichten delen. Overweeg zeker de feedback op voorhand door te sturen naar de ontvanger, zodat die zijn toelichting kan voorbereiden.
Welke methode je ook kiest voor je feedback, communicatie staat altijd centraal. Feedback is nooit eenrichtingsverkeer. Bedenk ook dat er in feedback ook positieve elementen mogen zitten. Ook voor een gestructureerd compliment kan je de bovenstaande methodes gebruiken.