Een landkaart voor change management

Hoe kan je ervoor zorgen dat je centrum slimme stappen zet om over te stappen naar een effectieve didactiek met e-leren? Je zal hier jammer genoeg geen vast stappenplan vinden, want elke verandering is uniek aan het centrum, de cursisten, de doelen, het proces en de omstandigheden. E-leren is immers een oplossing voor een probleem dat allesbehalve helder en voorspelbaar is. Herinner je je de vele maatregelen tijdens de coronapandemie nog? De overheid probeerde toen zo helder mogelijk te benoemen wie wat moest doen. Had je een grieperig gevoel, koorts en longklachten (sense), dan had je een risico op Covid (categorize) en moest je binnen blijven (respond). Het is een mooi voorbeeld van een clear traject. De dingen worden moeilijker (complicated) wanneer je het probleem moet analyseren om een oplossing te bedenken, zoals onze huisartsen deden. Complexe en chaotische uitdagingen vertrekken niet van een ervaring, maar van een analyse (probe) of een actie. Bam, AI staat voor de deur en technologie zou weleens een meerwaarde kunnen bieden voor ons onderwijs! Die zaken komen niet uit de lucht gevallen, maar ze dagen ons allemaal wel uit ons onderwijs te herdenken. Het vraagt dus geen afgebakend stappenplan, maar een constante wisselwerking tussen in actie schieten (act), het effect ervan observeren (sense) en reageren (respond).

Maar geen nood, onderstaand kader heeft al vele organisaties geholpen om hun processen te plannen door te ageren, observeren en reageren. Uiteraard helpen kaders als de PDCA-cyclus je ook verder, want veranderingen gebeuren vaak circulair, maar onderstaand kader is er eentje wanneer je heel wat stappen te zetten hebt voor je kan beginnen plannen. In essentie ga je door twee diamanten van divergeren (verbreden) en convergeren (focussen).

Diamant 1: divergeren

• Verken met je hele team het probleem.
• Ga heel breed met kwantitatief onderzoek in de vorm van enquêtes bij teamleden, anonieme bevragingen van cursisten en andere beschikbare data.
• Ga heel diep met kwalitatief onderzoek in de vorm van focusgroepen of andere werkvormen waarin je actief naar mensen luistert én mensen de kans geeft naar elkaar te luisteren.

Bv. We zien steeds minder engagement bij onze cursisten, die niet komen opdagen, taken niet maken en tijdens de les afgeleid zijn. Dit centrum bevraagt haar cursisten al jaren over hun tevredenheid en motivatie, ze gaan die bevragingen over de tijd vergelijken met elkaar. Aan de hand van die analyses graven docenten in groepen van 4 naar mogelijke oorzaken. ‘Rugzakje’, ‘laaggeletterdheid’, ‘psychische problemen', 'thuissituatie’  en ‘zwakke zelfregulatie’ komen allemaal aan bod.

Diamant 1: convergeren

• Kies een focus.
• Doe dat samen met je team door thema’s te categoriseren en meer of minder prioriteit te geven.
• Communiceer alle betrokkenen over de focus.

Bv. Het team kiest ervoor in te zetten op de zelfregulatie van de cursisten. Waar ze vroeger zelfstandig planning maakten en hun leerproces in handen namen, voelt het team dat ze nu meer het handje moeten vasthouden. Digitale planning- en leertools kunnen daarbij ondersteunen.

Diamant 2: divergeren.

• Zoek oplossingen.
• Ga breed en diep met brainstormtechnieken, uitwisseling en cocreatiewerkvormen. Stel op buikgevoel en ervaringen een diagnose van het probleem in de focus.
• Breng expertise naar binnen door een spreker uit te nodigen, collectief te leren of een ander centrum te bezoeken. 

Bv. Het team komt erop uit dat cursisten heel veel verschillende werkvormen en digitale platformen moeten onderscheiden, wat niet gemakkelijk is voor een laaggeletterd publiek. Bovendien vraag de huidige aanpak veel meer zelfregulering dan vroeger, toen cursisten naar de les kwamen, punten kregen voor aanwezigheid en een lesboek moesten invullen. Met taken buiten de les en groepswerken is het allemaal wel wat moeilijker.

Diamant 2: convergeren

• Check je buikgevoel. Gebruik informatie om je diagnose te controleren.
• Kies de oplossingen met het meeste impact en giet die in doelen en acties. Je bent klaar voor de PDCA-cyclus!

Bv. Het team gaat zich samen verdiepen in een heldere procedure om taken en werk te plannen en die centrumbreed uit te dragen. Daarnaast zullen cursisten een coachingsuur krijgen met een mentor, die hen hierbij zal begeleiden.

Verandering is nooit eenvoudig, maar met de juiste aanpak en hulpmiddelen kun je de overgang naar blended en e-leren succesvol maken. Onthoud dat een kompas en een landkaart je kunnen helpen de weg te vinden, maar het is de toewijding en het doorzettingsvermogen van de mensen binnen je organisatie die uiteindelijk het succes van de verandering zullen bepalen.

Dit artikel is gebaseerd op een workshop van Joëlle Van Peer van Schoolmakers.