Wat staat er in de privacy policy en algemene voorwaarden?
Je gebruikt een bestaande online leertool? Dan moeten de gebruikers zich bij het registreren akkoord verklaren met de privacy policy. Ook als je zelf een leertool bouwt waar externen aan kunnen deelnemen, moet je zo’n privacybeleid voorzien. Wat houdt dat juist in?
Waarom is een privacy policy nodig?
Van zodra je een website – dus ook een online leertool – bezoekt, worden er (persoons)gegevens doorgegeven. Het gaan dan over de locatie vanwaar je actief bent of informatie over je computer. Maar ook alle interacties die je hebt met de tool, worden gelogd. Vragen die je beantwoordt, welke video’s je bekijkt, op welke links je klikt, … Heel je onlinegedrag wordt in kaart gebracht op basis van data die de tool automatisch opslaat. Klinkt griezelig? Dat valt mee, als je de privacy policy in orde brengt.
De privacy policy
De privacy policy, of het privacybeleid, houdt de gebruiker op de hoogte van welke data de tool precies verzamelt en waarom. Je moet je altijd akkoord verklaren om je te kunnen registreren.
Kijk de privacy policy’s van de tools die je gebruikt dus goed na. Zo kan je correct op vragen van gebruikers antwoorden. Ontwikkel je zelf een tool en stel je die buiten je organisatie ter beschikking? Dan raden we je aan een gespecialiseerd jurist onder de arm te nemen om je privacy policy op te stellen.
Het verzamelen en verwerken van persoonlijke gegevens is ondertussen stevig verankerd in de wetgeving. Zo is er sinds 2018 de GDPR (General Data Protection Regulation), de Europese privacywetgeving. Betrek zeker de GDPR-verantwoordelijke van je organisatie bij het scannen van de privacy policy’s.
De algemene voorwaarden of gebruiksvoorwaarden
Als je inlogt of registreert bij een online tool, wordt ook vaak verwezen naar de algemene voorwaarden of gebruiksvoorwaarden. Je vindt er welke rechten en plichten de gebruiker heeft, onder welke voorwaarden hij of zij toegang kan krijgen en welke (gedrags)regels er gelden. Er staan ook bepalingen omtrent aansprakelijkheid. Zo kan een leertoolleverancier meestal niet aansprakelijk worden gesteld voor schade die ontstaat wanneer de tool tijdelijk niet beschikbaar is. Dat kan voor vervelende situaties zorgen tijdens testen of examens.
Net als de privacy policy zijn de gebruiksvoorwaarden te nemen of te laten. Maak daarom een goede inschatting van wat ze betekenen voor jouw organisatie. Moet je cursisten op de hoogte brengen? Kunnen de privacy policy en gebruiksvoorwaarden aansluiten bij eerdere afspraken die je maakte met je medewerkers (hun arbeidscontract bijvoorbeeld)?
Ontwikkel je zelf een online tool, bepaal dan ook op voorhand de gebruiksvoorwaarden en communiceer die duidelijk met de gebruikers. Ook hier is het aangeraden een jurist te raadplegen.