Auteursrechten: hoe sluit ik een licentiecontract af?

Voor we dieper in de theorie van het contract duiken, zijn er een paar vuistregels die je altijd in het achterhoofd moet houden.  

• Vraag toestemming. Auteurs hebben hard gewerkt aan hun materiaal. Spring er dus niet licht mee om. Auteursrechten bestaan met recht en rede. Hier lees je alvast meer over auteursrechten in het algemeen. 
• Maak duidelijke afspraken en zet ze op papier. Vertrouw nooit zomaar op een woord of denk niet ‘het zal wel oké zijn’. Later in dit artikel lees je meer over het opstellen van een licentiecontract. Je kan dan ook een voorbeeld downloaden.  
• Overweeg rechtenvrij werk. Het internet barst van het gratis materiaal. Daarnaast heb je nog de creative commons. Dat is beeldmateriaal dat je van de maker mag gebruiken, mits het respecteren van enkele voorwaarden: zijn naam vermelden, niet voor politieke doeleinden gebruiken… Over creative commons lees je hier alles. Heel gemakkelijk in gebruik zijn de vele websites met stockafbeeldingen. Je betaalt voor het gebruik van de afbeelding. Ten slotte is er ook werk waarvan de rechtsperiode verlopen is: 70 jaar na de dood van de langstlevende auteur vervallen de auteursrechten.  

Stap 1: Ga na wie de auteursrechten bezit. Dat is niet zo eenvoudig als het klinkt. Soms bezitten meerdere mensen de rechten of heeft de auteur zijn naam niet vermeld bij het werk.  

Stap 2: Bespreek met de rechthebbende waarvoor je zijn werk wilt gebruiken. Wees heel precies:  

• In welke opleiding zal je het werk gebruiken?  
• Wat is het doel van het materiaal dat je gebruikt? 
• Wat ga je precies met het werk doen? Gebruik je het deels of volledig? Wijzig je het? Vertaal je iets?  
• Via welke kanalen ga je het werk verspreiden? Enkel op papier of ook op een website? Komt het bijvoorbeeld op YouTube of in een besloten groep?  
• Wie zal het materiaal gebruiken?  
• Hoe lang heb je het werk nodig? 
• Wil je exclusief gebruiksrecht? 
• In welke landen en regio’s ga je het gebruiken? 

Stap 3: Bespreek de voorwaarden waaraan jij moet voldoen om het werk te mogen gebruiken. 

• Naamsvermelding? 
• Financiële vergoeding (gratis? Vast eenmalig bedrag? Bedrag per aantal gebruikers?)? 
• Mag je het werk bijvoorbeeld commercieel gebruiken? Voor politieke doeleinden…? 

Stap 4: Sluit een licentiecontract bestaand werk af. Je vindt een voorbeeld hiervan op het Infopunt e-leren. Daarin leg je alle bovenstaande afspraken vast. Zo zijn jij en de auteur zeker van heldere afspraken en kom je later niet voor verrassingen te staan. Hieronder bespreken we elk onderdeel van dat contract apart.  

Algemene voorwaarden 

Het licentiecontract bestaand werk wordt zo precies mogelijk opgesteld om de auteur te beschermen. Het moet dan ook voldoen aan de volgende voorwaarden om rechtsgeldig te zijn. Is het niet rechtsgeldig, dan gaat het voordeel altijd naar de auteur.  

• Er is schriftelijk bewijs. Er kan geen sprake zijn van een mondeling contract. Discussie zonder schriftelijk bewijs zal altijd in het voordeel van de auteur beslecht worden. Een factuur of algemene voorwaarden – waarin ook aan onderstaande voorwaarden voldaan wordt – kan zeker ook als bewijs dienen.  
• Bepaal de voorwaarden duidelijk en volledig. Twijfel of onduidelijkheid zijn altijd in het nadeel van de gebruiker.  
• Je hebt specifiëringsplicht. Per exploitatiewijze stipuleer je de vergoeding. Daarvoor bestaan geen regels. Het kan gaan van helemaal gratis tot een bijdrage per gebruiker. Ook de duur en reikwijdte leg je per exploitatiewijze vast. Hoe lang worden de rechten overgedragen en voor welk gebied? Voor één jaar, en alleen in Vlaanderen? Of tot de rechten vervallen, en ook in Nederland?  
• Je hebt in principe ook exploitatieplicht. Dat betekent dat je het werk binnen een redelijke termijn zal gebruiken.  

Exploitatiewijze 

De exploitatiewijze wordt bepaald aan de hand van het betrokken vermogensrecht en door héél precies het concrete domein van de exploitatie te noemen. Bijvoorbeeld: het recht om een foto te gebruiken in een powerpointpresentatie, het recht om een muziekfragment te gebruiken als intro van een online tutorial… 

Voor nog onbekende exploitatievormen kan je geen rechten verkrijgen. Komt er later een futuristisch online leerplatform, dan zal je opnieuw de rechten moeten aanvragen als je daarvan een werk wilt gebruiken. Ook voor toekomstige werken kan je niet zomaar rechten krijgen. Dit kan alleen in beperkte tijd en voor zover het genre duidelijk bepaald is.  

Wat als jouw werknemer of freelancer in opdracht iets maakt? Ben jij dan de eigenaar van zijn werk? Neen. Ook in de relatie werkgever-werknemer geldt het basisprincipe van auteursrecht. (Software is daar een uitzondering op, dat las je hier misschien al.) 

Het principe is hetzelfde: je zorgt voor een contract waarin je overeenkomst duidelijk staat omschreven. Dat kan natuurlijk ook in de arbeidsovereenkomst, het arbeidsreglement of de CAO. De regels zijn in dat geval wel iets minder streng. Zo is er geen verplichting om per exploitatiewijze de vergoeding, duur en reikwijdte te bepalen. Algemene bewoordingen volstaan. Daarnaast is er geen exploitatieplicht. De werkgever kan ook de rechten op onbekende exploitatievormen verwerven en de rechten vragen op toekomstige werken.  

Opgelet: bij werk in opdracht, bijvoorbeeld bij freelancers, zijn die soepele voorwaarden enkel mogelijk als de opdrachtgever in de reclamewereld of niet-culturele sector werkt. Het auteurswerk moet dan ook bestemd zijn voor de hoofdactiviteit van de opdrachtgever en de overdracht moet zwart op wit staan.  

Zorg dat je niet voor onaangename verrassingen komt te staan wanneer je werk van iemand ander gebruikt. Download alvast het licentiecontract bestaand werk.