In 10 stappen naar toegankelijke documenten en presentaties

De onderstaande checklist is geschreven voor de offline Windows-versie van Word, als onderdeel van Microsoft 365.

Breng structuur in je Word-document

• Structureer je materiaal. Begin met de belangrijkste informatie en schrap wat overbodig is. Werk per alinea één hoofdgedachte uit en zorg voor informatieve titels en koppen.
• Gebruik ‘Stijlen’ voor titels, koppen, lijsten, … Je vindt de functie ‘Stijlen’ in het tabblad ‘Start’.
• Gebruik de standaard aangeboden kopstijlen (‘Kop 1’, ‘Kop 2’, ‘Kop 3’, …). Pas de opmaak desgewenst aan en sla geen kopniveaus over.
• Lijst informatie op door opsommingstekens of genummerde lijsten te gebruiken via ‘Start’ > ‘Stijlen’ > ‘Lijstalinea’. Via de knoppen ‘Opsommingstekens’ en ‘Nummering’ breng je structuur aan in de lijst.
• Nummer je pagina’s.

Zorg voor een toegankelijke opmaak

• Lijn je tekst links uit in plaats van uit te vullen.
• Zorg voor voldoende regelafstand, bv. 1,5.
• Zorg voor witruimte tussen twee alinea’s.
• Gebruik de toetsencombinatie ‘Shift’ + ‘Enter’ om binnen eenzelfde alinea een nieuwe regel te maken. Gebruik ‘Enter’ om een nieuwe alinea te maken. Gebruik ‘Ctrl’ + ‘Enter’ om een pagina-einde in te voegen en je tekst op een nieuwe pagina te starten.
• Gebruik nooit meerdere ‘Enters’ om meer witruimte te creëren tussen alinea’s of titels of om tekst naar een nieuwe pagina te brengen. Wil je wél meer ruimte voor of na een titel of tussen alinea’s, pas dan de kopstijlen aan. Je kunt bij iedere kopstijl aangeven hoeveel witruimte ervoor of erna moet komen.
• Doe de aanpassingen in uitlijning, regelafstand en witruimte via ‘Stijlen’ om een consequente opmaak doorheen je volledige document te hebben.
• Zet geen volledige zinnen in hoofdletters.
• Gebruik vetgedrukte woorden voor tekstmarkeringen en nadruk. Vermijd onderstrepingen en cursieve tekst. Zorg ervoor dat kleur niet de enige manier is om tekstmarkeringen aan te brengen.
• Zorg voor voldoende contrast tussen de kleur van de letters en de achtergrond.
• Gebruik een schreefloos lettertype (sans serif), zoals Arial, Verdana of Calibri. Alternatieven zijn Tahoma, Century Gothic, Trebuchet, Open Sans en zelfs Comic Sans.
• Als je tekst in kolommen wilt plaatsen, gebruik dan geen tabel maar creëer een kolomopmaak via ‘Indeling’ > ‘Kolommen’. Door voor en na de kolomopmaak een sectie-einde in te voegen (‘Indeling’ > ‘Eindemarkeringen’ > ‘Doorlopend’) kun je de kolom-opmaak naadloos integreren in de doorlopende tekst. Via ‘Indeling’ > ‘Eindemarkeringen’ > ‘Kolom’ kun je aangeven dat een tekst in de volgende kolom moet starten.

Stel de taal van het document in

• Selecteer alle tekst en stel de controletaal in. Je vindt de functie ‘Taal’ in het tabblad ‘Controleren’. Via ‘Taal’ > ‘Controletaal instellen’ kun je de gewenste taal instellen.
• Gebruik je verschillende talen in je document? Selecteer dan de stukken in een andere taal en stel telkens de juiste controletaal in.
• Vermijd woordafbreking aan het einde van een regel. Selecteer de tekst. Via ‘Start’ > ‘Alinea’ > ‘Tekstdoorloop’ kun je onder ‘Uitzonderingen voor opmaak’ de optie ‘Niet afbreken’ inschakelen.
• Vermeld aan het begin van je document de volledige betekenis van de afkortingen die je gebruikt.

Maak je tabellen toegankelijk

• Maak geen gebruik van spaties of tabs om een tabel te maken. Via ‘Invoegen’ > ‘Tabel’ stel je in hoeveel kolommen en rijen je tabel moet tellen.
• Zet in de bovenste rij en/of eerste kolom rijtitels en/of kolomtitels (‘tabelkoppen’).
• Hou tabellen het liefst zo eenvoudig mogelijk door slechts één rij veldnamen te definiëren. Vermijd samengevoegde cellen, geneste tabellen en meerdere rijen met titels.
• Heb je tabellen die over meerdere pagina’s lopen? Zorg dan dat de tabelkoppen herhaald worden op iedere pagina. Klik met je rechtermuisknop op de tabel. Selecteer via ‘Tabeleigenschappen’ > ‘Rij’ de optie ‘Rij als veldnamenrij herhalen bovenaan op iedere pagina’. Controleer meteen ook of de tabel gesplitst wordt tussen twee rijen in plaats van midden in een rij (‘Tabeleigenschappen’ > ‘Rij’ > ‘Rij eventueel splitsen bij nieuwe pagina’).
• Zorg ervoor dat een cel niet te veel informatie bevat.

Beschrijf afbeeldingen en schema’s

• Bevat je document afbeeldingen, grafieken of andere visuele informatie? Zorg er dan bij voorkeur voor dat ze op een aparte regel staan en niet met tekst eromheen. Klik met je rechtermuisknop op de afbeelding. Selecteer ‘Tekstterugloop’ > ‘In tekstregel’.
• Door bij elke afbeeldingen een korte alternatieve tekst te voorzien, wordt visuele informatie ook toegankelijk voor mensen die een screenreader of brailleleesregel gebruiken. ‘Alt text’ beschrijft wat er op de afbeelding te zien is. Klik met je rechtermuisknop op de afbeelding. Selecteer ‘Alternatieve tekst weergeven’ en beschrijf de afbeelding in één of twee zinnen. Is de afbeelding louter decoratief? Selecteer dan de optie ‘Markeren als decoratief’. Je hoeft bij decoratieve afbeeldingen geen alternatieve tekst te voorzien.

Zorg voor duidelijke hyperlinks

• Voorzie hyperlinks van een duidelijke omschrijving of een expliciete linktitel. Selecteer de tekst of de afbeelding waaraan je een link wilt koppelen. Via de rechtermuisknop ‘Koppeling’ kun je de URL in het adresveld ingeven.
• Zorg ook dat het duidelijk is dat het om een hyperlink gaat: onderstreept en in een kleur die afwijkt van de rest van de tekst (liefst blauw).

Controleer de metadata, verhoog de editor-score en gebruik de toegankelijkheidscontrole

• Je Word-document maakt automatisch heel wat metadata aan, zoals de naam van de auteur, het aantal woorden, de aanmaakdatum en bewerkingstijd, … Via ‘Bestand’ > ‘Info’ vind je onder ‘Eigenschappen’ de titel van je document. Controleer of de titel het document goed omschrijft en pas het eventueel handmatig aan in het veld dat daarvoor bedoeld is. Zo verbeter je de vindbaarheid van het document op een netwerkschijf, in SharePoint en op het internet. Het veld is ook nodig om de digitale toegankelijkheid te waarborgen als je het Word-document omzet in een pdf-bestand.
• Via ‘Controleren’ > ‘Editor’ controleer je je document niet alleen op spelling en grammatica; je vindt er ook aanbevelingen op het vlak van beknoptheid, duidelijkheid en woordkeuze. Klik in de ‘Editor’ op ‘Editor-score’ en gebruik de aanbevelingen om de score te verhogen. Door de aanbevelingen te gebruiken bij het schrijven van dit artikel konden we de score verhogen van 80% naar 93%.
• Via ‘Controleren’ > ‘Toegankelijkheid controleren’ > ‘Toegankelijkheid controleren’ kun je je document controleren op toegankelijkheidsproblemen en die meteen ook oplossen. Zo maak je je document digitaal toegankelijk en inclusiever.

Werk organisatiebreed

• Gebruikt jouw organisatie Word-sjablonen (‘templates’) met daarin een eigen huisstijl? Zorg dan dat de sjablonen gecontroleerd worden op toegankelijkheid. Voer de nodige aanpassingen door zodat elke medewerker met een minimum van inspanningen een 100% toegankelijk document kan opstellen.
• Organisaties zoals AnySurfer en DiAX bieden opleidingen en andere diensten aan om de toegankelijkheid van documenten en websites te verhogen.

De eerste voorwaarde voor een toegankelijk pdf-document is dat het brondocument goed toegankelijk is. Pas dus zeker de bovenstaande richtlijnen toe op je Word-document.

Het onderstaande stappenplan is geschreven voor de offline Windows-versie van PowerPoint, als onderdeel van Microsoft 365.

Om een Word-document om te zetten naar een pdf-bestand, doorloop je het best de volgende stappen in Word:

• Kies voor ‘Bestand’ > ‘Exporteren’ en klik op de knop ‘PDF of XPS maken’.
• Klik daarna op de knop ‘Opties’. Je krijgt een aantal opties te zien.
• Controleer of de opties ‘Documenteigenschappen’ en ‘Labels voor documentstructuur voor toegankelijkheid’ geselecteerd zijn.
• Deselecteer de optie ‘Bitmaptekst als lettertypen niet mogen worden ingesloten’.
• Klik op ‘OK’ en zet daarna het Word-document om in een pdf-bestand.

De onderstaande checklist is geschreven voor de offline Windows-versie van PowerPoint, als onderdeel van Microsoft 365.

• Gebruik een schreefloos lettertype (sans serif), zoals Arial, Verdana of Calibri.
• Zorg voor een tekengrootte van minstens 24 punten.
• Geef iedere slide een unieke titel.
• Houd je slides beknopt en duidelijk.
• Structureer informatie en bied die multimediaal aan. Denk daarbij ook aan de twaalf principes voor multimediaal leren van Mayer.
• Lijst informatie op door opsommingstekens of genummerde lijsten te gebruiken. Gebruik daartoe de knoppen in de menubalk. Gebruik nooit andere karakters zoals een asterisk (*) om informatie op te sommen.
• Zorg ervoor dat een informatieve afbeelding, grafiek of schema een alternatieve tekst heeft. Klik met je rechtermuisknop op de afbeelding. Selecteer ‘Alternatieve tekst weergeven’ en beschrijf de afbeelding in één of twee zinnen. Is de afbeelding louter decoratief? Selecteer dan de optie ‘Markeren als decoratief’. Je hoeft bij decoratieve afbeeldingen geen alternatieve tekst te voorzien.
• Zorg voor voldoende contrast tussen tekst en achtergrond.
• Gebruik notities bij je slides.
• Via ‘Controleren’ > ‘Toegankelijkheid controleren’ > ‘Toegankelijkheid controleren’ kun je je presentatie controleren op toegankelijkheidsproblemen en die meteen ook oplossen.

Voor de tips op deze pagina vulde de auteur hun eigen expertise aan met informatie uit volgende bronnen:

• Een toegankelijk Word-document opstellen (KU Leuven)
• Toegankelijke Word-documenten (AnySurfer)
• In 10 stappen op weg naar een digitaal toegankelijk Word-document (Roel Peeters)
• Hoe maak ik mijn Word-document toegankelijker? (Unia)
• Koppen toevoegen in Word voor Microsoft 365 (Microsoft)
• Toegankelijke documenten opstellen (KU Leuven)
• PowerPoint-presentaties toegankelijk maken voor personen met een handicap (Microsoft)
• Toegankelijk pdf-document vanuit Word (AnySurfer)