Effectieve kennisborging: creëer een gemeenschappelijke taal en laat in je hoofd kijken

Sommigen onder ons zullen dit vast herkennen: tijdens vergaderingen vliegen de termen en concepten je om de oren, alsof ze in een compleet andere taal worden gesproken. En wat doe jij? Je knikt maar wat, terwijl je eigenlijk geen idee hebt waar het over gaat. Vooral nieuwe medewerkers krijgen hier vaak mee te maken, maar ook al meer doorwinterde collega’s worden soms nog met zo’n situaties geconfronteerd.

Soms gaat het over specifiek jargon, bijv. financiële, juridische of technische termen waarvan verwacht wordt dat iedereen ze kent, maar die voor sommigen klinken als een compleet andere taal. In andere gevallen worden verschillende termen voor dezelfde processen of concepten gebruikt. Ga er dus niet zomaar van uit dat al je medewerkers de ‘taal van de organisatie’ kennen en de nodige voorkennis hebben. Investeren in die gemeenschappelijke taal verhoogt het inzicht in processen en stimuleert de kennisuitwisseling op langere termijn.

Voorkennis speelt een cruciale rol in het leerproces. Wanneer we nieuwe informatie ontvangen, wordt deze niet in een vacuüm verwerkt, maar in onze hersenen geïntegreerd met wat we al weten. Als deze voorkennis dus niet aanwezig is, wordt het leren moeilijker, zakt je motivatie en zal je uiteindelijk ook geen moeite meer doen en enkel ‘ja knikken’. Onderzoek dus of er zowel tussen teams als binnen de teamdynamiek zelf lacunes zijn in de gemeenschappelijke taal.

Begin bijvoorbeeld klein met het opstellen van een pagina met veelgestelde vragen of veel gebruikte termen of moedig medewerkers aan om in korte video's bepaalde concepten uit te leggen. Misschien zorgt een anoniem formulier om vragen te stellen er wel voor dat hiaten bloot gelegd worden? Of hou eens een dag bij welke afkortingen en vakjargon gebruikt wordt in meetings? Belangrijk is om aan je medewerkers duidelijk te maken dat het helemaal niet erg is om bepaalde processen of terminologieën nog niet te kennen. Het creëren van een open cultuur waarin vragen worden aangemoedigd en waar ruimte is voor leren en groei, zal niet alleen de gemeenschappelijke taal versterken, maar ook de algehele samenwerking en productiviteit bevorderen.

Vooral inhoudsexperten met specifieke kennis beseffen soms niet dat niet iedereen automatisch met hen op dezelfde golflengte zit. Het hebben van een schat aan informatie gaat namelijk niet altijd hand in hand met het vermogen om die kennis effectief over te brengen. Het is daarom van cruciaal belang om deze bewustwording te stimuleren en ondersteuning te bieden bij het overdragen van kennis op een didactisch sterke manier en het verduidelijken van processen.

Hierbij is het belangrijk dat kennisexperten antwoorden krijgen op onderstaande vragen:

• Hoe werken onze hersenen?
• Hoe slaan mensen informatie op?
• Waarom is het begrijpen van de voorkennis van je leerlingen/collega's zo belangrijk, zelfs in één-op-één situaties?
• Waarom is het activeren van voorkennis essentieel?
• Hoe en waarom introduceer je nieuwe kennis geleidelijk?
• Waarom onthouden mensen informatie niet na de eerste keer en waarom is herhaling zo belangrijk?
• Waarom is hardop denken (modeling) belangrijk?
• ...

Begrip van het waarom achter leren resulteert in bewuster gebruik van deze kennis en zet aan tot ‘modeling’ waarbij het proces dat kennisexperten normaal in hun hoofd doorlopen, luidop toegelicht wordt. Hierbij is het belangrijk dat experten gestimuleerd worden om hun denkpaden onder de loep te nemen opdat collega’s een beter zicht krijgen op de stappen die experten nemen om tot bepaalde voorstellen of ideeën te komen.