Lean Learning als versneller van leerprestaties en leercultuur

Lean is een systematische benadering ontwikkeld door Toyota. Het werd initieel vooral toegepast in productieorganisaties en bij softwareontwikkeling om alles te identificeren en te elimineren dat niet direct waarde toevoegt. Vandaag zien we dat organisaties Lean ook toepassen op leiderschap en de organisatie als geheel. Het is echter ook uitermate geschikt voor een L&D-strategie waarbij de werknemer relevante kennis en informatie verkrijgt op het moment van nood. Door Lean toe te passen op het leren, richt je je enkel op die activiteiten die onmiddellijke waarde toevoegen aan de medewerker. Het doel hierbij is vanuit de Lean principes efficiëntie en effectiviteit van de organisatie te verhogen, met als belangrijkste focus de klantwaarde te verhogen.

De focus bij Lean Leren is het vermijden van alle soorten verspilling die niet bijdragen tot verbetering van effectief en efficiënt leren. Met andere woorden, dienen we verspilling of ‘waste’ zoals bepaald binnen de Lean Methode te vertalen naar de processen van L&D. Wat we zo zien is dat binnen sommige organisaties 70 tot 80 procent van de huidige leer- en ontwikkelingsactiviteiten als verspilling kan worden beschouwd.

Lean biedt in deze methode een kader om verspilling in 8 vormen te groeperen. Soms spreekt met ook van 7, maar in de context van leren geniet het de voorkeur om “inventaris” te scheiden van “ongebruikte vaardigheden”. Door dit toe te passen op leren, richten we ons enkel op die activiteiten die onmiddellijke waarde toevoegen aan de medewerker.

1. Overproductie: te veel content is misschien wel een van de meest voorkomende vormen van verspilling. We zien dit vooral in lineaire trainings- of onboarding-modellen. Alle medewerkers onafhankelijk van hun achtergrond, moeten hetzelfde curriculum volgen om gecertificeerd te worden. Hierdoor moeten velen van hen meer leren dan ze nodig hebben om hun taken te vervullen. Het aanbieden van content wanneer medewerkers het nodig hebben én kunnen toepassen, kan de leerresultaten ook aanzienlijk verbeteren. Er wordt namelijk veel content vergeten zodra de opleiding is afgerond omdat het niet onmiddellijk relevant en toepasbaar is op hen en hun job.
2. Over-processing: extra stappen en niet-essentiële leeractiviteiten zijn overbodig en hebben een enorme impact op tijd en totale kosten. Het afdrukken van PowerPoint-dia's of het maken van complexe dia's draagt ​​nauwelijks bij aan de algehele leereffectiviteit. Volgens sommigen zijn zelfs (pre-)assessments extra stappen die niet bijdragen als ze niet effectief leren meten, resulterend in veranderd gedrag of verbeterde prestaties.
3. Tijd: de wachttijd tussen iets moeten weten en het daadwerkelijk verkrijgen van de kennis is niet alleen verspilling, het kan bovendien schadelijk zijn voor de organisatie. Als een medewerker de nodige kennis niet tijdig aangeboden krijgt, zal hij er zelf naar zoeken of veronderstellen de taak al onder de knie te hebben. Door op een niet-gecontroleerde manier naar kennis te zoeken en assumpties te doen worden opportuniteiten om fouten te maken gecreëerd. Daarbij zullen deze fouten een negatieve impact hebben op de kosten én ook op de klanten. Met andere woorden, tijd heeft in meerdere aspecten een enorme invloed op het resultaat van de organisatie.
4. Inventaris: Veel organisaties gebruiken nauwelijks 20% van de data en kennis die ze hebben. Een groot deel van de data en kennis draagt dus ​niet bij aan het leren. Bovendien maakt dit het moeilijk voor medewerkers om relevante informatie te vinden. Verspilling van voorraad is nauw verbonden met tijdverspilling. Veelvoorkomende voorbeelden zijn de data- en leermanagementsystemen in organisaties. Niet enkel oude systemen dragen bij tot verspilling door onbenutte inventaris. Ook vele zogenoemde LXP (Learning Experience Platform) die via een Netflix-achtige ervaring content aanreiken vallen onder deze categorie. Het is vaak niet meer mogelijk om het bos door de bomen te zien in het aanbod op deze platformen, of de relevantie ervan te vatten.
5. Vaardigheden: Organisaties onderschatten hun onbenutte talent omdat er niet voldoende wordt samengewerkt of expertise (kennis) gedeeld met anderen die hier baat bij kunnen hebben. Wanneer kennisdelen en betrokkenheid bij de ontwikkeling van teamleden niet mee wordt gemeten in performance blijft talent soms verborgen voor de organisatie.
6. Vervoer: het verplaatsen van mensen en/of materiaal naar een locatie in plaats van andere leeropties te gebruiken, is niet alleen een enorme kostenpost, maar ook tijdverspilling. Dit was al lang geweten, maar toch leek er lang geen andere oplossing of was er niet genoeg motivatie om andere oplossingen te zoeken. Totdat Covid-19 dit wel noodzakelijk maakte.
7. Gebreken: Effectiviteit van leerinhoud is moeilijk te meten. Vereiste resultaten kunnen bijvoorbeeld prestatieverbetering, gedragsverandering of klanttevredenheid zijn. Als er niet de juiste eisen worden gesteld, zijn defecten moeilijk op te sporen. Dit is enerzijds zo voor de resultaten van medewerkers, maar evengoed voor de data die we willen meten. Met datasets en statistiek kan je veel aantonen, maar een correlatie wijst niet altijd op een oorzakelijk verband.
8. Beweging: Content die voor een specifieke groep "op maat" is gemaakt, is vaak een slechte kopie van het origineel en beantwoordt niet aan de specifieke leerbehoeften van de doelgroep. Door geld te willen besparen door inhoud te hergebruiken, verliezen we ons belangrijkste doel uit het oog, namelijk waarde toevoegen aan de medewerker met de juiste individuele leerinhoud die hij of zij kan toepassen om een opdracht beter uit te voeren en/of welbevinden te ondersteunen. Door effectief content te ontwikkelen specifiek voor de medewerkers ondersteunt dit ook hun zelfzekerheid om de opdracht excellent uit te kunnen voeren.

Door Waste te elimineren, maakt Lean tijd, geld en middelen vrij. Het draagt bij aan de uiteindelijke doelstelling van de organisatie met betrokken medewerkers. Leren is niet enkel opleiden, het is relevante kennis opdoen in de flow of work. Dit draagt bij aan de efficiëntie van de organisatie. En, wie weet draagt het ook bij aan kostenbesparingen waardoor er budget vrijkomt voor een innovatief en sociaal LMS. Dit kan op zijn beurt Lean Leren versterken en bijdragen aan de leercultuur waar de lerende centraal staat.